30%-regeling check voor werkgevers

Voor wie is deze 30%-regeling check?

Deze check is voor jou als werkgever die een medewerker uit het buitenland aanneemt. Neemt je nieuwe medewerker de regeling mee van een vorige werkgever? Dan helpt de check je ook. De Belastingdienst noemt de regeling officieel de expatregeling.⁴

Loop de vijf checks op volgorde door. Beantwoord elke check met ja, nee of twijfel.

Wat de regeling is en hoe de vergoeding werkt, lees je in onze uitleg over de 30%-regeling. Wil je de aanvraag laten regelen? Kijk dan bij de 30%-regeling voor werkgevers.

De tabel na check 5 laat per check zien wat je klaarlegt. Daarna zie je aan de hand van Joana hoe één duidelijk nee uitpakt.

Check 1: werkt je medewerker bij jou in loondienst?

Ja, als je medewerker bij je in dienst is en loon van je ontvangt.⁴ Zonder loondienst geldt de regeling niet. Bij loondienst houd jij de loonheffing in en betaal je de vergoeding uit via het loon.

Check 2: verdient je medewerker genoeg voor de 30%-regeling?

Je medewerker voldoet als het jaarsalaris zonder de belastingvrije vergoeding boven de norm ligt.⁴ De Belastingdienst noemt dat specifieke deskundigheid. Er zijn twee normen. Is je medewerker jonger dan 30 en heeft die een Nederlandse academische master? Dan geldt de lagere norm. Een gelijkwaardige buitenlandse titel telt ook.⁴ Voor alle andere medewerkers geldt de gewone norm. De bedragen en de wijziging in 2027 lees je op de pagina over de salarisnorm.

Waar het misgaat: het salaris haalt de norm alleen als je de vergoeding meetelt. De Belastingdienst kijkt naar het salaris zonder de vergoeding. Komt dat net onder de norm uit? Met een lagere vergoeding blijft genoeg salaris belast.⁵

Check 3: woonde je medewerker ver genoeg van de grens?

Je medewerker voldoet als die lang genoeg ver van Nederland woonde. De Belastingdienst kijkt naar de 24 maanden vóór de eerste werkdag. In meer dan 16 van die maanden woonde je medewerker hemelsbreed verder dan 150 km van de grens.⁴

Wie in België of Luxemburg woonde, haalt die afstand niet. Hetzelfde geldt voor delen van Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk.⁴ Je medewerker moet bovendien buiten Nederland geworven zijn. Aruba, de BES-eilanden, Curaçao en Sint Maarten tellen daarbij als buiten Nederland.⁴

Waar het misgaat: je kijkt alleen naar het laatste adres. Woonde je medewerker het afgelopen jaar in Brussel? Dan haalt die de 16 maanden al niet meer.

Check 4: werkte of woonde je medewerker eerder in Nederland?

De looptijd wordt korter, maar de aanvraag blijft mogelijk. Zonder eerder werk of verblijf in Nederland loopt de beschikking maximaal vijf jaar.⁴ Heeft je medewerker hier eerder gewerkt of gewoond? Dan trekt de Belastingdienst die tijd af van de vijf jaar.⁴

Niet alle eerdere tijd telt mee.⁴ Een periode die meer dan 25 jaar vóór het huidige werk eindigde, telt niet. Dat geldt ook voor werkbezoeken van samen minder dan 20 dagen per jaar. Privéverblijf van maximaal zes weken per jaar telt evenmin. Hetzelfde geldt voor één privéverblijf van maximaal drie maanden aaneen.⁴

Waar het misgaat: je vergeet een stage of studiejaar in Nederland. Ook die periode kan de looptijd korter maken. Hoe de regeling afloopt, lees je op de pagina over het einde van de 30%-regeling.

Check 5: lukt de aanvraag binnen vier maanden?

Ja, als je de beschikking binnen vier maanden na de start aanvraagt.⁵ Vraag je op tijd aan? Dan werkt de regeling terug tot de eerste werkdag.¹ De termijn loopt vanaf de eerste werkdag, niet vanaf het tekenen van het contract.

Je medewerker vult het aanvraagformulier voor de 30%-regeling samen met jou in.⁴ Je voegt bewijsstukken toe, zoals het arbeidscontract en bewijzen van kwalificaties. Op het formulier staat welke bewijsstukken nodig zijn.⁵ Binnen acht weken krijg je bericht van de Belastingdienst.⁴

Je bent niet verplicht de volle 30% belastingvrij uit te betalen.⁴ Spreek de hoogte van de vergoeding daarom vooraf af met je medewerker. Komt je medewerker met de regeling van een andere werkgever? Dan moet die binnen drie maanden na het oude werk bij jou beginnen.⁴

Wat betekent de uitkomst van je check?

Drie keer ja op check 1 tot en met 3 betekent dat de regeling kan.⁴ Check 4 en 5 bepalen daarna hoe lang de regeling loopt en vanaf wanneer. De Belastingdienst beslist zelf, met een beschikking. Twijfel je bij één check? Zoek dat punt dan eerst uit, voordat je de aanvraag indient. Is check 1, 2 of 3 een duidelijk nee? Dan is er voor deze baan geen regeling, tenzij een uitzondering past.

Stel, je wilt Joana aannemen. Ze is een Portugese ingenieur en woonde de afgelopen drie jaar in Antwerpen. Check 3 geeft dan een duidelijk nee. Vanuit Antwerpen haalt ze de afstand van 150 km niet.⁴ Haar salaris maakt daarbij niet uit. Voor deze baan komt er dus geen 30%-regeling. Reken je aanbod daarom door zonder belastingvrije vergoeding. Zo bespreek je met Joana een aanbod dat klopt, vóór er iets is getekend.

Dit is algemene informatie, geen persoonlijk advies.