Btw terugvragen uit EU-landen

Wat is btw terugvragen uit EU-landen?

Dat is een aparte regeling voor btw die je in een ander EU-land betaalde.¹ Je dient daarvoor een verzoek in bij de Belastingdienst, niet via je btw-aangifte.¹ De Belastingdienst stuurt je verzoek door naar het EU-land waar je de btw betaalde.¹

De regeling geldt voor goederen en diensten die je in een ander EU-land kocht.¹ Betaalde je daar btw bij de invoer van goederen van buiten de EU? Die telt ook mee.¹ Wil je eerst weten wat btw is en hoe de aangifte werkt? Dat staat op de pagina over btw en de btw-aangifte.

Neem Astrid de Groot, eigenaar van een bedrijf in verpakkingsmachines. Ze stond in maart op een vakbeurs in Düsseldorf. Op de standhuur, het hotel en de brandstof betaalde ze €1.180 Duitse btw.

De belangrijkste punten van deze regeling staan hieronder op een rij.

Die route staat dus los van je aangifte. Blijft de vraag wie hem mag gebruiken.

Wie kan btw terugvragen uit een ander EU-land?

Je kunt terugvragen als je aan drie voorwaarden voldoet.² Je onderneming is in Nederland gevestigd en doet in dat EU-land geen btw-aangifte.² Daarnaast gebruik je de goederen en diensten voor bedrijfsactiviteiten waarover je btw betaalt.² Een verklaring van hoedanigheid heb je niet meer nodig.² Dat was de verklaring waarmee je aantoonde dat je ondernemer bent.

Ben je geen ondernemer voor de btw? Dan kun je niets terugvragen.² Hetzelfde geldt als je alleen vrijgestelde goederen en diensten levert.²

Astrid voldoet aan alle drie. Haar bedrijf staat in Nederland, in Duitsland doet ze geen btw-aangifte en over haar omzet betaalt ze btw.

Twee andere routes lijken hierop, maar vallen buiten deze regeling.

Voldoe je aan die voorwaarden? Dan gaat het om de timing en om het bedrag.

Welke deadline en drempelbedragen gelden?

Je verzoek moet binnen zijn vóór 1 oktober van het jaar erna.² Betaalde je de btw vorig jaar? Dan heb je dus tot 1 oktober van dit jaar.

Er geldt ook een drempelbedrag.² Welk bedrag dat is, hangt af van de periode waarover je terugvraagt.² Over een heel kalenderjaar is dat €50.² Over een kortere periode zonder december is dat €400.² Een periode die eindigt in december valt ook onder het minimum van €50.² Eén punt vraagt in de praktijk de meeste aandacht.

Voor Astrid is die keuze snel gemaakt. Ze vraagt over een heel kalenderjaar terug. Voor die periode geldt een drempel van €50.² Met €1.180 zit ze daar ruim boven. De vraag die overblijft is of ze het zelf doet of uitbesteedt.

Wie het zelf doet, loopt dezelfde route als een adviseur. Die route begint bij het aanvragen van inloggegevens.

Hoe dien je een teruggaafverzoek in?

Dat doe je op de site “Teruggaaf van btw uit andere EU-landen” van de Belastingdienst.³ Daarvoor heb je aparte inloggegevens nodig, geen DigiD.³ Je vraagt ze aan met het hulpmiddel van de Belastingdienst.³ Dat hulpmiddel controleert eerst of je aan de voorwaarden voldoet.³ Betaalde je in meerdere EU-landen btw? Dan dien je per land een apart verzoek in.⁴

In het verzoek noem je ook welk deel van je activiteiten met btw belast is.¹ Dat heet het proratapercentage. Alleen dat deel komt in aanmerking voor teruggaaf.¹ Het staat standaard op 100% tot je het zelf wijzigt.¹

Een aantal EU-landen vraagt je om facturen of invoerdocumenten mee te sturen.¹ Papieren stukken scan je dan in.¹ De eisen verschillen per land en per kostensoort. De Belastingdienst publiceert de actuele lijst per land.¹

Werk je met een adviseur of een administratiekantoor? Die vraagt eigen inloggegevens aan met een apart formulier voor intermediairs.³ Jij vraagt daarnaast zelf inloggegevens aan en geeft je adviseur daarna toestemming.³ Doet die adviseur ook je btw-aangifte? Dan neemt die dit verzoek er meestal bij.

Die stappen kosten tijd. Begin daarom op tijd. Twee situaties vragen nog een extra stap.

Zo komt je verzoek bij het juiste land terecht. Wat daarna gebeurt, ligt vast in termijnen.

Wat gebeurt er nadat je het verzoek hebt ingediend?

De belastingdienst van het EU-land waar je betaalde beslist binnen 4 maanden.² Het land keurt je verzoek helemaal goed, gedeeltelijk goed of af.² Keurt het land je verzoek goed? Dan volgt de betaling uiterlijk 10 werkdagen na die 4 maanden.² Vraagt het land om meer informatie, dan gelden andere termijnen.² Komt de beslissing of de betaling te laat? Neem dan contact op met de belastingdienst van dat land.² Wordt je verzoek afgewezen? Neem dan contact met ons op voor de vervolgstap.

Duurde het langer dan 15 dagen voordat de Belastingdienst je verzoek doorstuurde? Dan heb je mogelijk recht op een rentevergoeding.¹ Die vergoeding heet coulancerente.

Een fout in je verzoek herstel je pas nadat de Belastingdienst het heeft doorgestuurd.¹ Je opent dan een correctieverzoek, past de laatste versie aan en dient die in.¹ De correctie krijgt een eigen verzoeknummer en je oorspronkelijke verzoek houdt zijn referentienummer.¹

Ga je iets rechtzetten in je Nederlandse btw-aangifte? Dat gaat via een suppletie. Hoe dat werkt, staat op de pagina over je btw-aangifte corrigeren.

De termijnen na het indienen staan hieronder bij elkaar.

Op één punt gaat er naar verwachting iets veranderen.

Wat verandert er aan de manier van indienen?

Naar verwachting verloopt het verzoek voortaan via Mijn Belastingdienst Zakelijk.¹ De exacte ingangsdatum is nog niet bekendgemaakt.¹ Je logt dan in met DigiD of eHerkenning in plaats van met aparte inloggegevens.¹

Vanaf de invoering vervalt het papieren verzoek en loopt alle communicatie via het portaal.¹ Je krijgt een e-mail zodra er een nieuw document of een actie klaarstaat.¹

Eén punt is belangrijk als je met een adviseur werkt. Je adviseur heeft dan een aparte toestemming nodig.¹ Die heet een machtiging voor teruggaaf van btw. Een machtiging voor je btw-aangifte of een andere belasting is daarvoor niet genoeg.¹

Onze adviseurs zien in de praktijk waar de tijd echt in gaat zitten.

Deze regels vertalen zich naar een paar concrete stappen.

Wat betekent dit voor jouw onderneming?

Controleer nu of en hoeveel btw je vorig jaar in het buitenland betaalde. Loop daarvoor je facturen van beurzen, hotels en brandstof langs. Kijk dan per verzoek of je boven €50 of €400 uitkomt, afhankelijk van de periode. Vraag daarna inloggegevens aan, ruim vóór 1 oktober.

Astrid deed dat in mei van het jaar erna. Ze verzamelde haar beursfacturen, vroeg inloggegevens aan en diende haar verzoek over €1.180 in. Daarmee lag het verzoek er ruim vóór 1 oktober. Wat Duitsland beslist, bepalen wij niet. Dat je verzoek op tijd binnen is, wel.

Twee andere verplichtingen komen vaak in hetzelfde gesprek langs. Lever je aan ondernemers in andere EU-landen? Dan hoort daar een opgaaf ICP bij. Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen? Dan betaal je daar btw via de unieregeling. Hier vraag je btw juist terug.