Unieregeling btw voor webshops met EU-klanten

Wat is de unieregeling?

Met de unieregeling meld je de btw voor meerdere EU-landen in één keer. Je doet die melding bij de Belastingdienst. De Belastingdienst stuurt de melding en je betaling door naar de betrokken EU-landen.¹ Het eenloketsysteem heet in Europa de One Stop Shop, afgekort OSS.¹ De unieregeling is één van de regelingen daarbinnen.¹

Onder de regeling vallen je verkopen aan particulieren in andere EU-landen: goederen die je vanuit een EU-voorraad verstuurt en diensten die je aan hen levert.¹

Twee situaties vallen erbuiten. Lever je aan een bedrijf met een geldig btw-nummer? Dan hoort die levering in de ICP-aangifte.² Voer je goederen van buiten de EU in? Dan geldt de Invoerregeling.¹ Die staat verderop op deze pagina.

Sietske heeft een webshop in kinderkleding in Deventer. Dit jaar verstuurt ze pakketten naar klanten in België, Duitsland en Frankrijk.

De kern van de regeling staat hierna kort op een rij. Wil je eerst de basis van de btw nalezen? Dat vind je op de pagina over btw in Nederland.

Of je de regeling nodig hebt, hangt af van één bedrag.

Wanneer geldt de drempel van €10.000?

Boven €10.000 aan EU-verkopen aan particulieren reken je buitenlandse btw.

De drempel is één EU-breed bedrag van €10.000 per kalenderjaar.² Je telt je goederen en je digitale diensten aan particulieren bij elkaar op.² Deze verkopen aan particulieren over de grens heten afstandsverkopen.

Blijf je onder dat bedrag? Dan reken je Nederlandse btw over je EU-verkopen aan particulieren.² Ga je eroverheen? Dan reken je het btw-tarief van het land waar je klant woont.² Dat begint bij de eerste factuur waarmee je over de €10.000 heen gaat.² Je rekent het buitenlandse tarief over die hele factuur en niet alleen over het deel erboven.²

Die regel loopt door voor de rest van het jaar en het hele jaar erna.² Op 1 januari daarna kijk je opnieuw naar je omzet.²

Sommige goederen vallen buiten de drempel. Accijnsgoederen zoals alcoholhoudende dranken dragen altijd het tarief van het land van bestemming.² Datzelfde geldt voor nieuwe of bijna nieuwe vervoermiddelen.² Verkoop je tweedehands spullen waarover je alleen btw over je winstmarge rekent? Dat heet de margeregeling. Die goederen tellen niet mee voor de drempel.²

De tabel hieronder zet de regels en de termijnen op een rij.

Sietske merkt halverwege het jaar wat die drempel met haar prijzen doet.

Hoe ziet de drempel er in de praktijk uit?

De drempel raakt één factuur. Vanaf die factuur reken je buitenlandse btw. Alleen verkopen aan particulieren in andere EU-landen tellen mee.² Wat je binnen Nederland verkoopt, telt niet mee.²

Sietske verkoopt van januari tot en met maart voor €4.200 aan particulieren in andere EU-landen. Van april tot en met juni komt daar €4.600 bij en staat de teller op €8.800. Op 12 juli bestelt een Franse klant voor €900 en komt ze op €9.700. Op 18 juli plaatst een Belgische klant een bestelling van €600. Daarmee staat de teller op €10.300.

Die Belgische bestelling is de factuur die over de drempel gaat. Over de hele €600 rekent Sietske Belgische btw. De regel werkt op die hele factuur en niet op het deel boven €10.000.²

Sietske meldt de Belgische btw in haar kwartaalmelding. Voor het derde kwartaal is 31 oktober de uiterste datum.¹

De tabel hieronder laat haar jaar tot en met 18 juli zien. Welk tarief België rekent bepaalt hoeveel btw Sietske over die €600 meldt.

De regels zijn duidelijk, maar hoe meld je je aan?

Hoe meld je je aan voor de unieregeling?

Je meldt je aan in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Log in en kies ‘btw’, daarna ‘E-commerce’ en dan ‘Registratie’. Vul je gegevens in. Daarna krijg je een brief.¹ Daarin bevestigt of weigert de Belastingdienst je registratie.¹

Een bevestiging bevat een deelnamenummer.¹ Je gebruikt de unieregeling vanaf de eerste dag van het kwartaal na je registratie.¹ Lever je voor het eerst met buitenlandse btw? Dan mag je die levering meteen melden.¹ Je registratie moet dan uiterlijk op de tiende dag van de maand na de levering binnen zijn.¹

De registratie eindigt niet vanzelf.¹ Stopt je onderneming? Dan meld je je af in hetzelfde scherm.¹

Met een deelnamenummer op zak komt de kwartaalmelding in beeld.

Hoe werkt de btw-melding per kwartaal?

Je meldt de btw één keer per kwartaal en betaalt in één keer.

Een melding is iets anders dan een aangifte. Een btw-melding is een indirecte aangifte die via de Belastingdienst loopt.¹ Geef je de btw rechtstreeks aan in het land zelf? Dan heet dat een btw-aangifte.¹

Je meldt in de maand na het kwartaal.¹ De melding moet uiterlijk op de laatste dag van die maand binnen zijn.¹ Het derde kwartaal sluit dus op 31 oktober.¹ Eerder melden mag niet.¹ Ook een kwartaal zonder EU-verkopen krijgt een melding.¹

Een ingediende melding kun je niet opnieuw indienen.¹ Je neemt de wijziging mee in je eerstvolgende melding.¹ Dat kan tot drie jaar na de datum waarop je de oorspronkelijke melding moest doen.¹

Lever je twee jaar lang niets terwijl je elk kwartaal blijft melden? Dan eindigt je deelname.¹ Sla je drie kwartalen achter elkaar een melding over? Dan sluit de Belastingdienst je twee jaar uit.¹ Dat geldt voor de unieregeling en de Invoerregeling.¹ Hetzelfde gebeurt na drie herinneringen op rij waarbij je niet binnen tien dagen betaalt.¹

Een goed opgezet ritme scheelt je later veel uitzoekwerk.

Sietske verstuurt alles vanuit haar magazijn in Deventer. Niet elke webshop heeft EU-voorraad.

Wat als je goederen van buiten de EU komen?

Dan gebruik je de Invoerregeling van het eenloketsysteem.

De Invoerregeling geldt voor goederen die je van buiten de EU invoert en meteen aan een particulier levert.¹ Het gaat om zendingen tot €150 exclusief btw.²

Je meldt en betaalt elke maand.¹ Dat doe je in de maand na de maand waarover je meldt.¹ De laatste dag van die maand is de uiterste meldingsdatum.¹ Meld je over september? Dan is 31 oktober je datum.¹ Ook hier mag je niet eerder melden.¹ Een maand zonder leveringen krijgt ook een melding.¹

Je mag een tussenpersoon inschakelen.¹ Dat is alleen verplicht als je onderneming buiten de EU staat.¹

Btw bij invoer is altijd verschuldigd, ongeacht de waarde van de zending.² Met de Invoerregeling betaal je die btw niet bij de grens.² Je klant betaalt hem bij het afrekenen en jij meldt hem in je maandmelding.²

Met beide regelingen op orde loopt je btw voortaan langs één vast moment per kwartaal.

Eén melding voor alle landen klinkt als een complete oplossing.

Wanneer is de unieregeling niet genoeg?

Met voorraad in een ander EU-land heb je daar meestal een eigen btw-registratie nodig.²

De unieregeling vervangt die lokale registratie niet.²

Verkoop je via een platform? Dan kan de zogeheten platformfictie gelden.² Het platform levert dan aan de particulier en draagt de btw af.² Of dat voor jouw verkopen geldt, hangt af van de voorwaarden van het platform.

Blijft je omzet onder de omzetdrempel? Dan kun je in plaats daarvan de EU-KOR gebruiken, de kleineondernemersregeling voor je EU-verkopen.² De bedragen staan op de pagina over de kleineondernemersregeling.

Je kunt je ook per EU-land apart voor de btw registreren.² Dat is een alternatief voor het eenloketsysteem.² Beide routes tegelijk gebruiken mag niet.²

De regeling heeft nog een grens die veel webshops verrast.

Ondertussen werkt de Europese Unie aan de volgende stap.

Wat verandert er met ViDA?

De Europese Unie moderniseert de btw-regels in stappen tot 2035.³ Dit pakket heet ViDA en trad in werking op 14 april 2025.³ De belangrijkste stappen volgen vanaf 2027, 2028 en 2030.³ Vandaag verandert er niets aan je melding of registratie.

Sietske weet nu welke btw ze rekent en wanneer ze meldt.

Wat doe je vóór je volgende EU-verkoop?

Tel je EU-verkopen aan particulieren van dit jaar bij elkaar op.

Zit je in de buurt van €10.000? Dan kies je tussen twee routes.² Je meldt alles via het eenloketsysteem of je registreert je per EU-land.² Drie dingen bepalen die keuze: waar je voorraad ligt, via welke kanalen je verkoopt en wat je omzet per land is.

De rest van je btw blijft zoals die was. Je dient je btw-aangifte gewoon in Nederland in. Hoe dat werkt, lees je op de pagina over de btw-aangifte. Ging er iets mis in een eerdere aangifte? Dan lees je de stappen op de pagina over je btw-aangifte corrigeren. Je zakelijke EU-leveringen blijven staan in de ICP-aangifte.

Twijfel je over de route? We nemen je cijfers per land met je door en zeggen wat past. De vragen hieronder komen het vaakst langs zodra een webshop de grens over gaat.