Wat is btw en hoe werkt het?

Wat is btw?

Btw is de belasting die je over je omzet berekent en afdraagt.

Je berekent btw over je omzet, niet over je winst. Je telt de btw op bij de prijs van je goederen of diensten. Je klant betaalt dat bedrag aan jou en jij draagt het af aan de Belastingdienst. Betaal je zelf btw over zakelijke kosten, dan mag je die meestal aftrekken.¹

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. De Belastingdienst gebruikt ook het woord omzetbelasting.¹ Twee namen voor dezelfde belasting dus.

Elke ondernemer loopt tegen dezelfde drie vragen aan. Bereken ik btw, welk tarief hoort erbij en wanneer moet mijn aangifte binnen zijn? Lever je ook over de grens, dan komt daar een vierde vraag bij. Geldt daarvoor wel Nederlandse btw?

We leggen op deze pagina uit wie btw berekent, welk tarief geldt en hoe je aangifte werkt. De inkomstenbelasting over je winst valt hier grotendeels buiten. Die komt aan het eind kort terug.

Eline heeft een eenmanszaak. De meeste van haar klanten zitten in Nederland en een paar daarbuiten. Haar cijfers lopen als voorbeeld door deze pagina heen.

Wie berekent btw aan klanten?

Je berekent btw zodra de Belastingdienst je als ondernemer voor de btw ziet.

Je schrijft je onderneming in bij de KVK. Daarna beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw en laat je dat weten.⁵ De rechtsvorm maakt daarbij niet uit. Een bv, een stichting en een vereniging vallen onder dezelfde regels als een eenmanszaak.⁵ Je bent ondernemer als je zelfstandig werkzaamheden uitvoert en daar inkomsten uit hebt.⁵

Je krijgt twee nummers. Je btw-identificatienummer (btw-id) zet je op al je facturen. Met je omzetbelastingnummer doe je aangifte.⁵ Die twee lijken op elkaar, dus houd ze uit elkaar in je administratie.

Er zijn twee situaties waarin je geen btw-verplichting hebt. Is je activiteit vrijgesteld, dan bereken je geen btw en trek je ook geen btw af.² De tweede route is de kleineondernemersregeling. Heb je in één kalenderjaar niet meer dan €20.000 omzet, dan kun je die regeling gebruiken.¹ Voorwaarde is wel dat je in Nederland gevestigd bent.¹ Je berekent dan geen btw en je doet geen btw-aangifte. Wat die keuze je oplevert en wat je ervoor inlevert, zetten we op onze pagina over de kleineondernemersregeling op een rij.

Eline zit met haar omzet ruim boven die grens en berekent dus gewoon btw.

Ondernemer voor de btw ben je dus snel en daarmee verschuift de vraag naar het tarief.

Welke btw-tarieven gelden er?

Nederland kent drie btw-tarieven: 21%, 9% en 0%.

Het algemene tarief is 21%. Elk product en elke dienst valt daaronder, tenzij een andere regel geldt.² Het tarief van 9% en het tarief van 0% gelden alleen in de gevallen die de wet aanwijst.²

Het tarief van 0% draait vooral om leveringen en diensten over de grens.² Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan hoort daar vaak 0% bij.²

Soms breng je de btw niet zelf in rekening, maar geeft je klant die aan. Dat heet de verleggingsregeling.⁵ Die speelt in de bouw, de scheepsbouw en de schoonmaak.⁵ Ook bij bepaalde leveringen aan ondernemers in andere EU-landen geldt die regeling.

Het tarief volgt uit wát je verkoopt en niet uit wie je bent. Daarom kan de ene factuur 21% dragen en de volgende 0%. Lever je hetzelfde product aan een Nederlandse klant en aan een Duitse ondernemer, dan kan het tarief verschillen.

Binnen Nederland is het tarief meestal snel duidelijk. Over de grens hangt het af van wat je levert en aan wie je levert.

De drie tarieven staan hieronder naast elkaar, met per tarief een voorbeeld.

Hoe werkt btw in je aangifte?

Je geeft zelf op wat je berekende en wat je mag aftrekken.

Je berekent daarna zelf hoeveel je moet betalen of terugkrijgt. Je krijgt geen aanslag en je maakt het bedrag zelf over.³ Is de betaalde btw hoger dan de berekende btw, dan krijg je het verschil terug.³

Aangifte doe je in Mijn Belastingdienst Zakelijk, met administratiesoftware of via een fiscaal dienstverlener.³

Ook een leeg tijdvak telt mee. Bracht je geen btw in rekening en betaalde je zelf ook geen btw, dan doe je alsnog aangifte. Dat heet een nihilaangifte of 0-aangifte.³

De Belastingdienst laat je per brief weten welk tijdvak geldt en wat je uiterste datums zijn.⁴ De meeste ondernemers doen aangifte per kwartaal.⁴

Welk tijdvak past bij jou en wanneer moet je aangifte binnen zijn?

Hoe pakt een kwartaal in de praktijk uit?

Eline factureert €12.000 en draagt €1.680 btw af.

Haar eerste kwartaal loopt van januari tot en met maart. Dit kwartaal factureerde ze alleen Nederlandse klanten. Ze rekent daarom 21% over alles wat ze factureert. Over €12.000 exclusief btw betalen haar klanten dus €2.520 aan btw.

In datzelfde kwartaal maakt ze €4.000 exclusief btw aan zakelijke kosten. Daarover betaalt ze €840 btw. Dat bedrag mag ze aftrekken.

Beide bedragen komen uit dezelfde administratie. Aan de ene kant staat de btw op haar verkoopfacturen. Aan de andere kant staat de btw op haar inkopen.

Blijft over: €2.520 min €840 is €1.680. Dat bedrag geeft ze aan en maakt ze zelf over. Haar aangifte en haar betaling moeten uiterlijk 30 april binnen zijn.

Zo komt Eline in vier stappen van haar facturen naar één bedrag.

Btw of inkomstenbelasting: wat is het verschil?

Btw gaat over je omzet en inkomstenbelasting over je winst.

De €1.680 van Eline was nooit haar geld. Ze int dat bedrag bij haar klanten en geeft het door aan de Belastingdienst. Btw loopt dus door je onderneming heen.

Inkomstenbelasting werkt anders. Die gaat over je jaarwinst en die aangifte doe je na afloop van het jaar. Je winst valt in Box 1.

De twee belastingen lopen ook op een ander ritme. Je btw komt elk tijdvak terug en je winstaangifte pas na afloop van het jaar.

De cijfers eronder zijn wel dezelfde. Je omzet, je kosten en je facturen voeden beide aangiftes. Eén adviseur ziet daarom je btw én je inkomstenbelasting uit dezelfde administratie. Wijkt er iets af tussen die twee, dan valt dat meteen op. Dat scheelt je dubbel uitzoekwerk.

Hoe ga je verder met je btw?

Je regelt eerst je aangifte, dan sluiten negen onderwerpen daar direct op aan.

Wil je de btw-aangifte uit handen geven, dan doet een adviseur die aangifte elk tijdvak voor je. Op onze pagina over de btw-aangifte laten we zien wat we daarvoor van je nodig hebben.

Klopt een ingediende aangifte achteraf toch niet? Dan corrigeer je die alsnog, en hoe je dat doorgeeft lees je bij het corrigeren van een btw-aangifte.

Lever je goederen of diensten aan ondernemers in andere EU-landen, dan hoort daar een aparte opgaaf bij. Onze pagina over de ICP-aangifte laat zien wanneer je die indient.

Betaal je zelf btw in een ander EU-land, dan kun je die vaak terugvragen. Welke stappen je daarvoor zet, staat bij btw terugvragen uit andere EU-landen.

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen, dan komt de unieregeling in beeld. Onze pagina over de unieregeling (OSS) laat zien voor wie die regeling geldt.

Drie gidsen gaan elk dieper in op één onderwerp. Stuur je een factuur naar een klant in het buitenland, dan lees je bij factuur aan een buitenlandse klant wat erop moet. Wanneer je klant de btw aangeeft in plaats van jij, staat bij btw verleggen op je factuur en aangifte. Heb je zonnepanelen op je woning, dan lees je bij btw op zonnepanelen hoe de btw daarvoor werkt.

Blijft je omzet klein, dan is de kleineondernemersregeling het overwegen waard. De voorwaarden en de gevolgen staan bij de kleineondernemersregeling op een rij.

Twijfel je welke route bij jouw situatie past, dan kijken we in één gesprek met je mee.