Factuur aan een buitenlandse klant: wat erop moet

Aan wie moet je een factuur sturen?

Je stuurt altijd een factuur aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn.³ Dat geldt ook voor buitenlandse verenigingen en stichtingen.³ Aan particulieren hoeft het niet. Daar zijn twee uitzonderingen op. De eerste geldt voor bepaalde groothandels in levensmiddelen, tabak en tandheelkundige grondstoffen of tandtechnische werken.³ De tweede geldt voor de levering van een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.³

We behandelen hier de factuur aan een buitenlandse klant zelf. Of je btw in rekening brengt en welk tarief geldt, is een andere vraag. Die beantwoorden we op btw verleggen aan een buitenlandse klant. Wil je eerst weten hoe btw in de basis werkt? Begin dan bij hoe btw werkt in Nederland. Je EU-leveringen meld je daarnaast apart aan de Belastingdienst. Hoe dat gaat, staat bij de ICP-opgaaf voor leveringen binnen de EU.

Neem Jorrit, zelfstandig industrieel ontwerper in Sneek. Hij leverde op 20 oktober een serie prototypes voor €5.750. Zijn klant is een machinebouwer in Graz, Oostenrijk. Die machinebouwer is ondernemer, dus Jorrit moet factureren. Zijn levering van goederen aan een ondernemer in een ander EU-land heet een intracommunautaire levering.

Elf gegevens horen op elke factuur

Die elf gelden voor je binnenlandse facturen én voor de factuur aan Jorrits klant in Graz.

Vermeld je juridische naam. Een handelsnaam mag alleen als die in combinatie met adres en woonplaats bij de KVK is geregistreerd.¹ Bij het adres gaat het om de plek waar je onderneming feitelijk is gevestigd. Een postbusnummer alleen is niet genoeg.¹

Op je factuur staat je btw-identificatienummer, het nummer met NL ervoor. Je omzetbelastingnummer hoort er niet op. Dat gebruik je alleen voor correspondentie met de Belastingdienst. Sta je ingeschreven bij de KVK? Zet dan ook je KVK-nummer op de factuur.¹

Je factuurnummers lopen op, in één of meer reeksen. Elk nummer komt maar één keer voor.¹ Bij meerdere tarieven zet je de bedragen apart op de factuur. Vermeld ook de eenheidsprijs als die van toepassing is.¹ Komt het btw-bedrag op meer dan twee decimalen uit? Dan rond je af.²

In de tabel hieronder staat per gegeven wat het betekent en waar het misgaat. Niet iedere ondernemer hoeft overigens aan alle eisen te voldoen. De tabel bundelt die elf gegevens in zeven rijen.

Welke btw-gegevens komen er extra op je factuur aan een buitenlandse klant?

Bij een klant in een ander EU-land staan er twee btw-identificatienummers op.⁶ ⁷ Het jouwe en dat van je klant. Dat geldt voor diensten én voor goederen.

Lever je een dienst aan een zakelijke afnemer in een ander EU-land? Dan staat er ook ‘btw verlegd’ op je factuur.⁶ Die woorden mogen ook in het Engels, Duits of Frans.⁶ Of de verleggingsregeling voor jouw levering geldt, lees je op btw verleggen aan een buitenlandse klant.

Bij goederen ligt het anders. Factureer je een intracommunautaire levering met 0% btw? Dan zet je er een aanduiding bij waaruit dat blijkt.⁷ Je mag daarvoor elke taal gebruiken. Je factuur mag in elke taal en valuta, alleen het btw-bedrag in euro’s.²

Vraag het btw-identificatienummer op bij je klant en controleer het altijd.⁶ Zit je klant buiten de EU? Dan heeft die geen btw-identificatienummer uit een EU-land en vervalt die eis. Je factuur volgt dan de Nederlandse eisen, tenzij de btw in een ander land is verschuldigd.³

Doe je afstandsverkopen? Dan bepaalt de Unieregeling voor btw op afstandsverkopen welke factureringsregels je volgt.³ In de tabel hieronder zie je per soort levering wat er extra op de factuur komt. Jorrit levert goederen aan een ondernemer in Graz, dus voor hem geldt de tweede rij.

Je reikt de factuur uiterlijk de 15e van de volgende maand uit

Uiterlijk de 15e dag van de maand na de maand van levering.² De maand van levering bepaalt die datum, niet de maand waarin je de factuur maakt. Wanneer moet Jorrit zijn factuur dan uiterlijk uitreiken?

Jorrit leverde zijn prototypes op 20 oktober. Zijn factuur van €5.750 moet dus uiterlijk 15 november zijn uitgereikt. Levert hij in november opnieuw? Dan schuift de uiterste datum op naar 15 december.

Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur sturen?

Een vereenvoudigde factuur mag bij een factuurbedrag van maximaal €100, btw inbegrepen.⁴ Ook een wijziging van een oorspronkelijke factuur mag in die vorm.⁴

Daarop zet je minder: de datum van uitreiking, je naam en adresgegevens, wat je hebt geleverd en de btw of de gegevens waarmee je die berekent.⁴

Jorrits factuur van €5.750 valt hier ruim boven. Voor hem geldt dus de volledige lijst. Niet elke levering mag trouwens op een vereenvoudigde factuur.

Je bewaart je facturen zeven jaar, in de vorm waarin je ze verstuurde

Je bewaart elke factuur zeven jaar, in de vorm waarin je hem verstuurde of ontving.⁵

Gaat de factuur over een onroerende zaak? Dan bewaar je hem tien jaar in plaats van zeven.⁵ Gebruik je de Unieregeling of de Invoerregeling? Dan geldt tien jaar voor de leveringen en diensten die daaronder vallen.⁵

De vorm telt net zo hard. Je bewaart een factuur zoals je hem hebt verstuurd of ontvangen. Een digitale factuur druk je dus niet af.⁵ Scannen mag wel. Voorwaarde is een juiste en volledige weergave van het origineel, plus opslag van de echtheidskenmerken.⁵ Dan hoef je de originelen niet te bewaren.⁵

Stuur je digitaal? Je klant moet daarmee akkoord gaan.² Je moet ook zekerheid kunnen geven over de echtheid van de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid.²

Een e-factuur is nog iets anders. Die loopt via je boekhoudsoftware of een portaal, rechtstreeks in het systeem van je klant.⁸ Een pdf per e-mail is een digitale factuur, geen e-factuur.⁸ Je klant hoeft een e-factuur niet te accepteren. Werk je voor de Nederlandse rijksoverheid? Dan moeten alle overheidsorganisaties en aanbestedende diensten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.⁸

Wat gebeurt er als je factuur niet klopt?

Je klant heeft dan geen recht op btw-aftrek.⁸ Een onjuiste factuur raakt dus eerst je klant en daarna je relatie met die klant.

Herstellen doe je met een nieuwe factuur die de oorspronkelijke wijzigt. Die mag in vereenvoudigde vorm, als er een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur op staat.⁴

Je nummering blijft daarbij intact. Een correctiefactuur krijgt dus een eigen nummer.¹

Zo controleer je je volgende factuur

Loop je sjabloon één keer helemaal na. Eén controle vooraf is goedkoper dan een correctie achteraf. Staan beide volledige namen en adressen erop? Staat je btw-identificatienummer erop en niet je omzetbelastingnummer? Loopt je nummerreeks door zonder dubbele nummers? Staat de leverdatum erop naast de factuurdatum? En staat bij een klant in een ander EU-land ook diens btw-identificatienummer op de factuur?

Klopt je sjabloon? Dan controleer je per factuur alleen nog de bedragen en de data. Jorrits sjabloon staat nu goed, tot en met het btw-identificatienummer van zijn klant in Graz.

Loopt je btw-administratie mee in je aangifte? Dat regelen we mee in hulp bij je belastingaangifte als zzp’er. Onze adviseur ziet één gegeven het vaakst ontbreken.