Zakelijke kosten aftrekbaar: wat mag je aftrekken?

Welke zakelijke kosten mag je in Nederland aftrekken?

Je trekt de kosten af die je voor je onderneming maakt. Doorslaggevend is het motief achter de uitgave en niet de hoogte van het bedrag¹. Neem Hidde, zelfstandig fotograaf in Utrecht met opdrachtgevers in Duitsland en België. In zijn eerste volle jaar geeft hij €7.350 uit aan wat hij zakelijke kosten noemt. Hij reist met de trein naar opdrachten in Nederland, Duitsland en België. Zijn jaar loopt als voorbeeld door deze hele pagina heen.

Deze pagina gaat over zakelijke kosten en niet over persoonlijke aftrekposten. De ondernemersregelingen die ná de kosten komen laten we hier ook liggen. Ben je nog aan het uitzoeken of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting? Lees dan eerst over ondernemer voor de inkomstenbelasting.

Wanneer zijn je uitgaven zakelijke kosten?

Je maakt de uitgave voor het zakelijke belang van je onderneming. Hidde stelt zichzelf bij elke bon dezelfde vraag. Je bepaalt zelf welke kosten je maakt en hoeveel je uitgeeft¹. Zijn die kosten erg hoog in verhouding tot het zakelijke belang? Dan mag de Belastingdienst toetsen of de verhouding nog redelijk is. Hidde boekt een treinkaartje naar een opdrachtgever in Keulen. Die rit staat volledig in dienst van zijn onderneming.

Veel uitgaven hebben een zakelijk én een privékarakter. Die noemen we gemengde kosten. Daarvan trek je alleen het zakelijke deel af¹. Een zakenlunch met een Duitse opdrachtgever is daar een voorbeeld van. Je eet zelf ook mee, dus de uitgave heeft twee kanten.

De btw bepaalt met welk bedrag je rekent. Kun je de btw terugvragen? Dan trek je de kosten af zonder btw¹. Kun je dat niet, dan hoort de btw bij het bedrag dat je aftrekt. Hoe je de btw terugvraagt lees je op de pagina over de btw-aangifte. Er is nog een grens die vaak vragen oproept: die tussen een kostenpost en een investering.

Hoeveel van elke kostensoort is aftrekbaar?

De meeste kosten trek je volledig af, een handvol maar deels. Wat betekent die toets voor de posten in je boekhouding? De Belastingdienst houdt een overzicht bij per soort kosten². Bij een paar soorten geldt een percentage of een drempel². In de tabel hieronder staan de soorten kosten die ondernemers het vaakst tegenkomen.

Hoe werken de grenzen bij eten, representatie en congressen?

Je kiest: 80% aftrek of alles boven €5.700. De tabel geeft de delen, hier krijg je zelf een keuze. De Belastingdienst past deze behandeling toe op twee soorten kosten². De eerste zijn relatiegeschenken van voedsel, drank en genotmiddelen². De tweede zijn representatie, congressen, seminars en studiereizen, met recepties en relatiegeschenken erbij. Voor de inkomstenbelasting geldt 80%.

Reis- en verblijfkosten voor die gelegenheden vallen in die tweede soort, met een maximum van €1.500².

Bij de drempelroute telt de eerste €5.700 niet mee. Alles daarboven wel². Hidde besteedt dit jaar €1.150 aan zakenlunches en €480 aan een eendaagse congresdeelname, samen €1.630. Beide bedragen blijven ruim onder €5.700, dus de drempelroute levert hem niets op. Tegen 80% trekt hij €1.304 af. De drempel van €5.700 geldt per jaar voor al deze kosten samen.

Mag je een werkruimte in je eigen woning aftrekken?

Bijna nooit, en de uitzondering ligt hoog. De regel is kort, de uitzondering is het interessante deel. Kosten voor een werkruimte in je eigen woning blijven meestal buiten je winst³. Een zelfstandige werkruimte is de enige uitzondering.

Zelfstandig betekent dat de ruimte los staat van de rest van je woning. De Belastingdienst weegt factoren mee als een eigen ingang of opgang, eigen sanitair en de vraag of je de ruimte kunt verhuren³. Een bureau in de woonkamer telt dus niet. Een slaapkamer die je als werkplek hebt ingericht ook niet.

Hidde huurt zijn woning en werkt in een kamer op de eerste verdieping. Die kamer heeft geen eigen ingang en geen eigen sanitair. Zijn €1.800 aan kosten voor die kamer leveren hem dus niets op.

De Belastingdienst heeft hiervoor het hulpmiddel Werkruimte in de woning. Gebruik dat voordat je een euro huur of hypotheek meetelt. Je vindt dat hulpmiddel op belastingdienst.nl³.

Hoe ziet een heel jaar aan kosten eruit?

Van €7.350 gaat €2.824 plus de camera-afschrijving van Hiddes omzet af. Wat leveren al die losse regels samen op in één jaar? We zetten zijn bonnen op een rij onder de regels van 2026. Elke regel van deze pagina komt daarin terug. De tabel hieronder laat per post zien wat hij uitgaf en wat hij aftrekt.

Het verschil zit in drie posten. Zijn zakenlunches en congresdeelname lopen terug van €1.630 naar €1.304 door de 80%-regel. Zijn werkkamer levert niets op, want die is niet zelfstandig. Zijn camerabody van €2.400 verdwijnt niet. Hij schrijft die in minstens vijf jaar af, tot €480 per jaar. Het eerste jaar telt vanaf de aankoopmaand. Dat bedrag komt via afschrijven van bedrijfsmiddelen alsnog van zijn winst af. Zo’n overzicht maken kost tijd en roept vaak nog vragen op.

Waar zit de kostenaftrek in je uiteindelijke aanslag?

Je kosten gaan er als eerste af, nog vóór alle ondernemersregelingen. Die €2.824 van Hidde is dus geen eindbedrag. Je begint bij je omzet en trekt daar je zakelijke kosten van af. Wat overblijft is je winst uit onderneming. Daarna gaat de ondernemersaftrek van die winst af. Daar vallen de zelfstandigenaftrek en in je eerste jaren de startersaftrek onder. Over het bedrag dat dan overblijft geldt de mkb-winstvrijstelling. Pas daarna komt de rest in de belastingschijven.

De bedragen en voorwaarden van die regelingen staan op de pagina over zelfstandigenaftrek. Elke euro die je bij de kosten laat liggen werkt in die hele stapel door. Onze belastingadviseur kijkt daarom altijd eerst naar de kostenkant.

Wat doe je nu met je eigen kostenlijst?

Loop je bonnen langs en zet er per post het aftrekbare deel bij. De eerste tabel op deze pagina is daarvoor je snelste ijkpunt. Begin bij de posten waar een percentage of een maximum op zit. Eten en representatie staan bijvoorbeeld op 80%. Daar zit meestal het verschil tussen wat je uitgeeft en wat je aftrekt.

Werk je voor opdrachtgevers over de grens? Let dan op je facturen. Een buitenlandse factuur zonder Nederlandse btw volgt een andere route. Wat je daarmee doet lees je op de pagina over de btw-aangifte. Kost een aankoop meer dan €450 en gaat die langer dan een jaar mee? Dan hoort die bij de afschrijving. Hidde trok zo €2.824 af, plus de afschrijving op zijn camera. Twijfel je over een post? Zet er een vraagteken bij en leg hem voor. We kijken je lijst door en zeggen eerlijk of er nog ruimte zit. Met een geordende lijst kost je aangifte straks minder uitzoekwerk. En houd je meer tijd over voor de dingen waar je het voor doet.

Wat we je bij de aangifte uit handen nemen, lees je op onze pagina over hulp bij de aangifte voor zzp'ers.