Beperkt aftrekbare kosten: drempel of 80% aftrek

Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?

Sommige zakelijke kosten tellen maar voor een deel mee.

Je vliegt naar een vakcongres in Berlijn. Je nodigt een Belgische opdrachtgever uit voor een diner. Die kosten zijn zakelijk en toch trek je ze niet volledig af. De Belastingdienst noemt ze beperkt aftrekbare kosten¹. In de praktijk hoor je ook de term gemengde kosten.

Het gaat om twee groepen². De eerste groep is eten, drinken en genotmiddelen. Denk aan een zakelijke lunch of een diner met een klant, fooi inbegrepen. Denk ook aan koffie, thee, melk en frisdrank voor je klant. Sigaretten en sigaren zijn de genotmiddelen.

De tweede groep is representatie, congressen en studiereizen. Een receptie voor je relaties valt eronder en seminars horen er ook bij. Ook de reis- en verblijfkosten rond zo’n bijeenkomst tellen in deze groep mee.

Een aantal kosten blijft er helemaal buiten. Een boete trek je nooit af. Hetzelfde geldt voor persoonlijke verzorging, algemene literatuur en kleding die geen werkkleding is. Ook je telefoonabonnement thuis en een vaartuig voor representatie blijven buiten beeld. Nuttig je het eten of drinken privé? Dan trek je er niets van af.

Neem Wouter, zelfstandig akoestisch adviseur met opdrachtgevers in België en Duitsland. Hij bezoekt elk jaar een vakcongres over de grens. Hij nodigt zijn relaties uit voor een diner of een receptie. Elk bedrag hieronder is van hem.

Begin bij de zes punten die je route bepalen.

Wat valt er onder gemengde kosten?

Gemengde kosten zijn de twee groepen die je maar deels aftrekt.

De term staat op geen enkel formulier. Toch gebruikt vrijwel elke adviseur hem. De kosten voelen namelijk deels zakelijk en deels persoonlijk.

Groep één draait om eten, drinken en genotmiddelen. Geef je een relatiegeschenk in de vorm van eten of drinken? Dan geldt precies dezelfde beperking. Rookwaren horen in dezelfde groep.

Groep twee is representatie, congressen en studiereizen. Recepties horen bij representatie. Een relatiegeschenk dat geen eten of drinken is, valt hier ook onder. De reis- en verblijfkosten rond een congres of studiereis tellen mee in deze groep.

Vlak naast deze twee groepen liggen kosten die je wél volledig aftrekt. Reclamekosten en vakliteratuur trek je voor 100% af. Algemene literatuur valt daar juist buiten. Werkkleding trek je ook volledig af: een uniform, een overall of gewone kleding met een bedrijfslogo van minstens 70 cm². Een aktetas telt voor 100% mee. Bel je zakelijk vanuit huis, dan trek je die gesprekken volledig af. Je abonnement thuis niet.

Let ook op het verschil tussen een cursus en een congres. Een congres of studiereis valt in groep twee. Een cursus valt daarbuiten. Daar geldt de regel over studiekosten die bestaande vakkennis op peil houden.

De auto volgt een eigen regel. Rijd je zakelijk in je privéauto, dan reken je in 2026 vast €0,25 per kilometer³. In 2025 was dat €0,23. Dat is geen beperkt aftrekbare kostenpost. Staat de auto op de balans, dan gelden de regels voor afschrijven op bedrijfsmiddelen.

Alle overige posten in je administratie staan op de pagina over zakelijke kosten die je mag aftrekken.

De tabel hieronder zet per kostenpost op een rij wat je ermee mag.

Kies je de drempelroute of de percentageroute?

Onder €28.500 aan deze kosten kies je de percentageroute.

Je bedrag binnen de grens staat nu vast. Daarna kies je hoe je het aftrekt.

Bij de drempelroute laat je de eerste €5.700 staan¹. Alles daarboven trek je af. Bij de percentageroute trek je 80% van het hele bedrag af¹. Dezelfde 80% geldt als je resultaat uit overige werkzaamheden aangeeft.

Het omslagpunt reken je zelf na. De drempelroute geeft je totaal min €5.700. De percentageroute geeft 0,8 keer je totaal. Die twee zijn gelijk als 0,2 keer je totaal precies €5.700 is. Dan staat je totaal op €28.500.

Eén ding vermeldt de Belastingdienst niet: hoe ver die keuze reikt. Delen beide groepen samen één drempel van €5.700? Of heeft elke groep een eigen drempel? Dat is onbeslist. We beweren geen van beide en leggen die vraag bij je adviseur neer.

Aan welke kant van €28.500 jouw cijfers vallen, reken je in één middag uit.

Hoe pakt die keuze uit op echte cijfers?

Bij Wouter levert de percentageroute €4.080 meer aftrek op.

Zijn zakelijke lunches en diners kwamen dit jaar op €2.100. De congresdeelname kostte €1.900. Aan reis en verblijf rond dat congres gaf hij €2.200 uit. Daarvan telt €1.500 mee, dus €700 valt af voordat hij een route kiest. De receptie voor zijn netwerk kostte €2.600. Samen komt hij op €8.100 binnen de grens.

Nu de twee routes. De drempelroute geeft €8.100 min €5.700, dus €2.400. De percentageroute geeft 80% van €8.100, dus €6.480. Het verschil is €4.080 in het voordeel van de percentageroute.

Het voorbeeld rekent met één gecombineerd totaal. Dat doen we omdat de vraag over de reikwijdte van de keuze openstaat.

Hieronder staat elke stap in een tabel. Daarna vertelt Menno wat hij in de praktijk ziet.

Werkt dit anders in een bv?

In een bv trek je 73,5% af in plaats van 80%.

Wouter kan hetzelfde werk ook vanuit een bv doen. Zijn kosten binnen de grens blijven €8.100. De percentageroute geeft dan 73,5% van €8.100, dus ongeveer €5.954¹. De drempelroute laat daar €2.400 over. Dit gaat uit van een loonsom waarbij 0,4% onder €5.700 blijft. Ook in een bv wint de percentageroute op deze bedragen dus ruim.

De drempel zelf ligt in een bv anders. Die is €5.700 of 0,4% van het gezamenlijke belastbare loon van iedereen op de loonlijst, als dat hoger is. Blijft dat 0,4%-bedrag onder €5.700? Dan blijft €5.700 je drempel.

Een hogere drempel verschuift ook het omslagpunt. Op de ondergrens van €5.700 ligt dat punt rond €21.509 aan deze kosten. Komt het 0,4%-bedrag hoger uit? Deel dat bedrag dan door 0,265 en je hebt je eigen omslagpunt.

Er speelt nog een uitzondering. Vormen deze kosten belastbaar loon voor je werknemer, dan trek je ze volledig af.

Laat je adviseur de drempel tegen je eigen loonsom controleren voordat je aangifte doet.

De tabel hieronder vat het bv-regime samen. Daaronder lees je wat er in 2026 is veranderd.

Wat betekent dit voor je administratie?

Houd deze kosten op een eigen grootboekregel, dan maakt de keuze zichzelf.

Drie dingen doe je voordat je aangifte doet.

Boek eten, drinken en representatie apart van je overige kosten. Zet de reis- en verblijfkosten rond een congres op een eigen regel, zodat je de €1.500-grens ziet aankomen. Tel het geheel op en reken beide routes door.

Twee vragen blijven daarna open. Delen beide groepen samen één drempel of heeft elke groep een eigen drempel? En was het bijwonen van dat congres noodzakelijk voor je werk? Allebei horen ze in een gesprek thuis, niet in een vuistregel.

Houd ook de volgorde aan. Deze kostenaftrek gaat eerst. Daarna staat je winst vast en pas dan komt de zelfstandigenaftrek in beeld.

We doen ook je hele belastingaangifte als zzp’er en nemen deze keuze daarin mee.

Heb je een bv? Dan hangt de drempel af van je eigen loonsom en kijken we daar samen naar.