Belasting startende ondernemer: vijftien stappen

Wat regel je aan belasting als startende ondernemer?

Je regelt het in vijf fases en de volgorde ligt vast.

Die vijf zijn: wat je vóór je inschrijving doet, de inschrijving zelf, de regelingen die je kiest, je administratie en je eerste aangiftes.

Dit stappenplan gaat niet over de inschrijfprocedure bij KVK, een zakelijke bankrekening, je handelsnaam of je ondernemingsplan. Die dingen regel je ernaast.

Veel starters sturen hun eerste factuur naar een klant over de grens. Dat verandert wat er op die factuur moet staan.

Houd je bonnen uit de aanloopfase en je urenlog bij de hand voordat je begint.

Hierna volgen de stappen in de volgorde waarin je ze zet. Elke stap zegt wat je doet en welk document of bedrag je nodig hebt. Het waarom lees je bij het onderwerp zelf. Stap vijftien hoort ook bij deze vijf fases, als laatste risicocontrole.

Wat doe je vóór je inschrijving?

Je kiest je rechtsvorm, je bewaart je bonnen en je start je urenlog.

Stap 1. Kies je rechtsvorm met het oog op je belastingdruk. Je hebt hiervoor geen document nodig. Vergelijk beide vormen eerst op de pagina over een eenmanszaak of een bv.

Stap 2. Bewaar je bewijzen van vóór je inschrijving en houd je uren bij. Kosten en uren van vóór je inschrijving kun je vaak opgeven in je aangifte inkomstenbelasting⁴. Bewaar daarvoor de bewijzen.

Stap 3. Begin je urenlog op dag één. Elk uur aan je onderneming telt mee, niet alleen je declarabele uren⁵. Offertes schrijven, je administratie bijhouden en je website bouwen tellen ook. Alleen beschikbaar zijn telt niet. De pagina over het urencriterium laat zien waar die uren je recht op geven. Je kunt de Belastingdienst ook vóór je KVK-inschrijving om een btw-nummer vragen.

Wat gebeurt er na je inschrijving bij KVK?

KVK geeft je gegevens door en je krijgt een brief met je nummers.

Stap 4. Schrijf je in bij KVK en wacht op de brief met je nummers. De registratie bij de Belastingdienst duurt maximaal tien werkdagen nadat KVK je gegevens doorgeeft³. Daarna hoor je met welke belastingen je onderneming te maken krijgt³. Je omzetbelastingnummer en je btw-identificatienummer komen uit je bsn bij een eenmanszaak of uit je RSIN bij een andere rechtsvorm³. Je hoeft je niet apart bij de Belastingdienst aan te melden. Een vof of een stichting moet zich soms wel apart aanmelden. Inschrijven doe je bij KVK. Schrijf je een vof of een stichting in, controleer de aanmeldplicht dan bij de Belastingdienst³.

Stap 5. Zoek uit of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. De btw en de inkomstenbelasting zijn twee losse tests¹. Je kunt ondernemer zijn voor de btw zonder dat je het voor de inkomstenbelasting bent¹. De Belastingdienst beoordeelt dit per activiteit en let daarbij op acht punten². Die acht punten staan in de tabel hieronder. Twijfel je over je eigen situatie? Loop dan de volledige ondernemerstoets voor de inkomstenbelasting door. Ben je het niet, dan heet je winst inkomsten uit overig werk.

Welke regelingen kies je als starter?

Je beslist over de KOR en je bepaalt of je het urencriterium haalt.

Stap 6. Beslis over de KOR vóór je eerste investering. Je kunt meedoen als je omzet in dit kalenderjaar en in het jaar ervoor maximaal €20.000 is⁸. Je onderneming staat in Nederland en je levert met btw belaste goederen of diensten⁸. Binnen de regeling breng je geen btw in rekening¹³. De ingangsdatum en de doorlooptijden vind je in de tabel hieronder⁹. Blijf btw-aangifte doen tot je definitieve ingangsdatum binnen is⁹. De voorwaarden staan op de pagina over de kleineondernemersregeling.

Stap 7. Weet op welke aftrek het urencriterium je recht geeft. Je haalt het urencriterium bij minimaal 1.225 uur per kalenderjaar⁵. Er geldt een tweede voorwaarde: je besteedt meer tijd aan je onderneming dan aan ander werk⁵. Die tweede voorwaarde vervalt als je in één van de vijf voorafgaande jaren geen ondernemer was⁵. Start je halverwege het jaar, dan blijven die 1.225 uur volledig staan⁵. Herrekenen naar de maanden dat je ondernemer was mag niet⁵. Op de pagina over de zelfstandigenaftrek vind je op welke aftrek je hiermee recht krijgt. De bedragen staan in de tabel hieronder.

Stap 8. Reken uit hoe de aftrekposten op je winst stapelen. Je ondernemersaftrek bestaat uit je zelfstandigenaftrek en je startersaftrek. Je haalt eerst je ondernemersaftrek van je winst af. Over wat overblijft geldt de mkb-winstvrijstelling van 12,7%⁷. Het belastingvoordeel van de ondernemersaftrek en de mkb-winstvrijstelling rekent de Belastingdienst in 2026 tegen 37,56%⁶ ⁷. Loop de aftrekbare posten na op de pagina over zakelijke kosten. De pagina over inkomstenbelasting voor zzp’ers volgt je winst tot in je aangifte. Bij €30.000 winst zijn je zelfstandigenaftrek en mkb-winstvrijstelling samen ongeveer €4.860.

Hoe zet je je administratie op?

Je bewaart alles zeven jaar en je zet je facturen goed op.

Stap 9. Zet je boekhouding op en bewaar alles zeven jaar. Soms is die termijn langer en in sommige gevallen korter⁴.

Stap 10. Zet je factuursjabloon klaar vóór je eerste factuur. De verplichte factuurgegevens staan op de pagina over btw verleggen.

Stap 11. Controleer het btw-identificatienummer van je klant vóór je factureert. Factureer je een zakelijke klant in een ander EU-land? Dan controleer je eerst zijn btw-identificatienummer. Daarna verleg je de btw naar die klant. Vervolgens dien je een ICP-opgaaf in. Die drie handelingen horen bij elkaar en je doet ze in die volgorde. Hoe je verlegt, lees je bij btw verleggen. Op de pagina over de ICP-aangifte vind je wat er in de opgaaf hoort. Factureer je een klant buiten de EU? Dan gelden er andere btw-regels. Zoek die regels per land uit voordat je zo'n factuur verstuurt.

Welke aangiftes doe je in je eerste jaar?

Je doet btw-aangifte per tijdvak en daarna je eerste aangifte inkomstenbelasting.

Stap 12. Dien je eerste btw-aangifte in. Meestal doe je btw-aangifte per kwartaal¹². In de brief na je aanmelding staat over welk aangiftetijdvak je aangifte doet¹². Ook een tijdvak zonder btw vraagt om een aangifte¹². Wil je dit uit handen geven? Kijk dan op de pagina over je btw-aangifte laten doen.

Stap 13. Reserveer geld en vraag een voorlopige aanslag aan. Met een voorlopige aanslag betaal je je inkomstenbelasting, premies volksverzekeringen en de bijdrage Zvw al tijdens het belastingjaar¹¹. Verandert je situatie, dan pas je de voorlopige aanslag aan¹¹. Hoe je die aanvraagt en later aanpast, lees je op de pagina over de voorlopige aanslag.

Stap 14. Doe je eerste aangifte inkomstenbelasting als ondernemer. Na afloop van je boekjaar sluit je je boekhouding af¹¹. Je krijgt daarna bericht dat je aangifte inkomstenbelasting moet doen¹¹. Wat er in die aangifte hoort, vind je bij inkomstenbelasting voor zzp’ers. Besteed je dit liever uit, dan nemen we je aangifte als zzp’er van je over. Blijf je in een ander land verzekerd? Dan werken je premies hier anders. Blijf je elders verzekerd, leg die situatie dan voor aan je adviseur.

Welk risico controleer je vóór het eind van je eerste jaar?

Je controleert of je te afhankelijk bent van één opdrachtgever.

Stap 15. Kijk kritisch naar je opdrachtgevers. De Belastingdienst weegt je zelfstandigheid en je opdrachtgevers mee bij de ondernemerstoets². Werk je vrijwel alleen voor één partij, dan zijn dat de twee punten om te controleren. Dat risico heet schijnzelfstandigheid. Loop de kenmerken ervan na op je eigen situatie.

Controleer nu je rechtsvorm en je KOR-keuze. Alleen die twee zijn later moeilijk te herstellen. Alle andere stappen kun je gaandeweg bijstellen.

Wil je die twee keuzes niet alleen maken? We lopen je situatie met je door en we zeggen wat we zouden doen. Plan je gratis gesprek.

Wat we voor ondernemers doen, lees je op onze pagina over zakelijk belastingadvies.